Digitale Bezoekersregistratie.
AVG-proof bezoekers ontvangen.
Maak een einde aan onoverzichtelijke bezoekersstromen en geef bezoekers een professionele ontvangst met onze digitale bezoekersregistratie. Meld je nu aan voor een vrijblijvende demonstratie.
Veiligheid
Met een digitale bezoekersregistratie verzeker je de veiligheid en juridische zekerheid van jouw organisatie.
Bij aanmelding kun je de huisregeles kenbaar maken en de bezoeker verplichten hiermee akkoord te gaan.
En bij calamiteiten kun je zien wie er aanwezig is in het pand.
Richtlijnen
Met onze digitale bezoekersregistratie voldoe je direct aan richtlijnen vanuit ISO, AVG/GDPR, de Arbowet en HACCP.
Hoe werkt het?
Stap 1
Nodig de bezoeker uit door een afspraak te maken in Outlook of Google Calendar. Je ontvangt een bevestiging dat de uitnodiging correct is verstuurd.
Stap 2
Zodra de uitnodiging is verzonden, ontvangt de bezoeker automatisch een e-mail met uitleg en de QR-code en pincode voor in- en uitchecken.
Stap 3
De bezoeker scant de QR-code of voert de pincode in. De contactpersoon die de uitnodiging heeft verstuurd, ontvangt direct een melding van de aankomst.
Stap 4
Bij het aanmelden kan de gevraagd worden om akkoord te gaan met de huisregels van het bedrijf.
Stap 5
Standaard ontvangt de contactpersoon meldingen via e-mail, sms of telefoon. Daarnaast is het mogelijk om extra integraties aan te schaffen, zodat meldingen ook via andere kanalen binnenkomen. Bijvoorbeeld: Microsoft Teams, Whatsapp of videocall.
Stap 6
Bezoekers checken uit via de knop, met dezelfde QR-code/pincode of door hun naam in te voeren. Zo weet je precies wie wanneer het gebouw heeft betreden en verlaten.
Aanmeldzuil
Wij hebben naast de software ook de hardware in huis. Of je nu op zoek bent naar een tablet voor op de balie of een vrijstaande zuil, wij hebben het allemaal. Onze aanmeldzuilen komen in verschillende maten, modellen en kleuren, zodat je de perfecte match kunt vinden voor jouw bedrijfsomgeving.
Hoe kan een bezoeker inchecken bij onze digitale receptie?
Bezoekers kunnen inchecken door een QR-code te scannen of een pincode in te voeren. Ze kunnen ook handmatig hun gegevens invullen, zoals naam, bedrijfsnaam en contactpersoon. Zodra ze zijn ingecheckt, wordt de contactpersoon automatisch op de hoogte gebracht.
Kan de bezoeker in zijn of haar eigen taal inchecken?
Ja, bezoekers kunnen hun voorkeurstaal kiezen via de taalkeuzelijst. Standaard zijn beschikbaar: Nederlands, Engels, Frans, Portugees en Duits. Andere talen zijn op verzoek beschikbaar.
Hoe weet ik wanneer een bezoeker arriveert?
Onze software stuurt automatisch een notificatie naar de geselecteerde contactpersoon zodra de bezoeker is ingecheckt. Notificaties kunnen via e-mail, SMS, telefoon of geïntegreerde apps zoals MS Teams of WhatsApp worden ontvangen.
Wat gebeurt er als een bezoeker de veiligheidsinstructies moet accepteren?
Voordat een bezoeker kan inchecken, kan het systeem instellen dat veiligheidsinstructies worden weergegeven en geaccepteerd. Pas daarna is inchecken mogelijk.
Hoe kan een bezoeker uitchecken?
Bezoekers kunnen uitchecken via dezelfde QR-code of pincode die bij het inchecken is gebruikt. Bij handmatige registratie kan de bezoeker zijn naam invoeren. Zo weet je precies wie aanwezig was en wanneer ze vertrokken.
Hoe werkt de levering- of pakketmelding?
Bezorgers kunnen op de “Delivery”-knop klikken en de naam van de ontvanger selecteren. Zodra de bezorger op bevestigen drukt, wordt de ontvanger per e-mail, SMS of telefoon op de hoogte gebracht. Je kunt ook een vaste contactpersoon instellen voor alle leveringen.
Kan een bezoeker contact opnemen met de receptie als deze onbemand is?
Ja, met de “Call reception”-knop wordt automatisch een telefoongesprek gestart met het ingestelde nummer, zodat persoonlijk contact gegarandeerd blijft.
Hoe kan ik een overzicht krijgen van aanwezige bezoekers?
Via de “Overview”-knop kun je, na het invoeren van een geheime code, zien wie er vandaag zijn ingecheckt en nog niet zijn uitgecheckt. Handmatig uitchecken is hier ook mogelijk.
Kan ik bezoekers vooraf registreren en inchecken versnellen?
Zeker. Medewerkers kunnen een uitnodiging sturen met QR-code en pincode, inclusief instructies. Dit versnelt het incheckproces en zorgt dat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten.
Hoe verbind ik bezoekers eenvoudig met Wi-Fi?
Met de “Wi-Fi”-knop kunnen bezoekers direct verbinding maken met het netwerk dat je in het online portal hebt ingesteld, zonder handmatig codes te hoeven invoeren.
Kan ik zien wie er wanneer in het gebouw was?
Ja, via jouw persoonlijke online portal kun je registraties bekijken en filteren op naam, datum of type registratie. Overzichten kunnen eenvoudig geëxporteerd worden naar Excel. Ook is er een realtime overzicht van wie aanwezig is.
Hoe wordt het systeem ingesteld en ondersteund?
Bij installatie zorgen wij dat de digitale receptie volledig functioneel en correct geconfigureerd is. Je ontvangt een formulier om alle benodigde informatie aan te leveren. Aanpassingen zijn altijd mogelijk in het online portal.
Kan ik medewerkers beheren in het systeem?
Ja, medewerkers kunnen worden toegevoegd via het portal, CSV-bestand of Active Directory. Je kunt details beheren en voorkeuren instellen, zoals meldingen bij leveringen of bereikbaarheid.
Is maatwerk mogelijk?
Absoluut. Naast de standaardfunctionaliteit kunnen we het systeem volledig aanpassen aan jouw wensen, inclusief integraties met andere software en wayfinding-oplossingen.