Een vergaderruimte inrichten gaat niet meer zoals het tien jaar geleden ging. Waar vroeger een presentatie op een scherm volstond, is videobellen inmiddels niet meer weg te denken. Medewerkers werken thuis, leveranciers bellen in, klanten bevinden zich aan de andere kant van het land. Kortom: hybride vergaderen is de standaard geworden. En dat stelt nieuwe eisen aan de inrichting van een vergaderruimte.
In deze blog leggen we je uit wat je nodig hebt om jouw vergaderruimte modern en slim in te zetten.
Waarom geluid belangrijker is dan beeld
Het lijkt misschien logisch om bij een scherm te beginnen. Een mooi groot display ziet er tenslotte indrukwekkend uit en lijkt belangrijk voor presentaties. Maar in de praktijk blijkt iets anders veel crucialer: goed geluid. Want als je iemand niet kunt hóren, dan heb je geen goed overleg. En dat geldt zowel voor mensen in de vergaderruimte als voor de collega’s of klanten die op afstand deelnemen.
Een camera die niet goed staat afgesteld? Dan is iemand wat waziger in beeld, maar nog steeds zichtbaar. Maar een slechte microfoon of luidspreker? Dan gaat de communicatie zelf mis. Iemand die achter in de ruimte zit of wat zachter praat, wordt simpelweg niet gehoord. Dat levert frustratie op, onderbrekingen, herhalingen en dus tijdverlies.
Vergaderruimte inrichten: begin bij de basis
Een vergaderruimte inrichten dwingt je om na te denken over hoe mensen samenwerken. Een goede inrichting draagt bij aan de kwaliteit van de vergadering en de creativiteit van de mensen die de ruimte gebruiken.
- Kies eerst een microfoonsysteem dat past bij de ruimte.
Denk aan het formaat, de akoestiek, het aantal deelnemers en de opstelling. Richt je op duidelijke verstaanbaarheid voor iedereen, zowel fysiek als online. - Kies de juiste camera(‘s).
Zorg dat iedereen in beeld komt. Denk aan automatische framing of volgfuncties, zeker in grotere ruimtes. - Kies tot slot het scherm dat past bij de presentaties.
Hoe groot is de ruimte? Hoe ver zitten mensen van het scherm? Wordt er veel gepresenteerd of vooral gebeld? Dat bepaalt welk formaat en type scherm geschikt is.
Denk ook aan gebruiksgemak en integratie
Zodra de basis staat, kun je kijken naar aanvullende wensen. Wil je bijvoorbeeld een interactief scherm, met whiteboardfunctie? Of dat deelnemers draadloos kunnen presenteren vanaf hun laptop of smartphone? En hoe wordt de vergaderruimte aangestuurd: via Windows of Android? Zeker bij grotere organisaties is dat laatste vaak al vastgelegd op bedrijfsniveau.
Ook belangrijk: hoe gebruiksvriendelijk is het geheel? Een goed ingerichte vergaderruimte nodigt uit om gebruikt te worden. Niemand wil worstelen met HDMI-kabels, afstandsbedieningen of ingewikkelde software. Met één druk op de knop de vergadering starten, is waar je naartoe wilt.
Tip: Vraag altijd advies van experts! Een vergaderruimte inrichten lijkt misschien een eenvoudige taak, maar wie alleen afgaat op specificaties en apparaten, komt vaak bedrogen uit. Wil je ook een vergaderruimte die echt werkt voor jouw team? Dan loont het om even stil te staan en te luisteren. Wij helpen je graag met een inrichting die past bij jullie manier van werken, nu én in de toekomst.
Is jouw vraag na het lezen van deze blog wat duidelijker geworden? Of heb je nog specifieke vragen over een vergaderruimte inrichten? We denken graag met je mee! Neem contact met ons op voor advies op maat.
Laat je inspireren.
Een leeromgeving die inspireert, versterkt met onze AV-oplossingen.
Voor het gloednieuwe Leerlab in Geldermalsen, geopend op 28 juni 2024, leverde Screenlink audiovisuele apparatuur zoals presentatieschermen, audio-oplossingen en camera’s. Het Leerlab biedt een inspirerende leeromgeving voor werkzoekenden en medewerkers die zich willen ontwikkelen, met trainingen in onder andere taal, digitale vaardigheden en solliciteren. Dankzij de audiovisuele ondersteuning wordt een optimale leerbeleving gecreëerd die bijdraagt aan persoonlijke groei en ontwikkeling.
