Steeds meer bedrijven worstelen met vragen over de toekomst van hun receptie. De traditionele bemande balie maakt langzaam plaats voor een digitale receptie. Niet omdat een receptionist niet waardevol is, maar omdat personeel lastig te vinden is, de kosten oplopen of de behoefte verandert. Ook speelt mee dat privacy-eisen strenger zijn geworden. Het is dan niet meer van deze tijd om intekenlijsten met namen, telefoonnummers en kentekens op de balie te leggen.
In deze blog leggen we uit wat je nodig hebt, hoe een digitale receptie werkt en waarom het een waardevolle investering kan zijn.
Wat heb je nodig?
Voor een digitale receptie heb je zowel hardware als software nodig. Samen vormen ze een complete oplossing. Hieronder lichten we beide onderdelen toe:
1. Aanmeldzuil (hardware)
Denk aan een tablet, touchscreen of zuil bij de entree. Hiermee kunnen bezoekers zich zelfstandig aanmelden. Kies voor een stevig en goed zichtbaar scherm dat ook intuïtief te bedienen is.
2. Bezoekersregistratie (software)
Goede software zorgt ervoor dat het hele aanmeldproces soepel verloopt. Je kunt bezoekers vooraf een QR-code sturen, waarmee ze zich snel aanmelden. Medewerkers ontvangen direct een e-mail of sms zodra hun bezoek is gearriveerd. Ook spontane aanmeldingen of pakketleveringen kunnen worden geregistreerd.
Je voldoet automatisch aan de AVG-richtlijnen doordat gegevens veilig en digitaal worden opgeslagen.
Hoe werkt een digitale receptie?
Er zijn vandaag de dag ontzettend veel oplossingen voor een digitale receptie en dat is niet zonder reden. Elk bedrijf is anders, met eigen wensen, processen en bezoekersstromen. Daarom is het belangrijk om niet zomaar een standaardoplossing te kiezen, maar te kijken naar wat écht bij jouw organisatie past.
Wij leggen je dan ook graag uit hoe een digitale receptie bij Screenlink werkt:
- Uitnodigen van je bezoeker
De uitnodiging begint al voordat de bezoeker arriveert. Wanneer een afspraak wordt ingepland, kun je de gast eenvoudig uitnodigen via je bestaande agenda- of e-mailsystemen. Dit kan via Outlook, Google Calendar, of gewoon door het e-mailadres van de receptie in cc te zetten. Je bezoeker ontvangt dan een uitnodiging met alle benodigde informatie en een unieke QR-code (optioneel). Deze QR-code maakt de aanmelding bij de digitale receptie snel en eenvoudig. - Aangekomen bij de receptie
Bij binnenkomst meldt de bezoeker zich aan via een touchscreen bij de ingang. Dit kan door de QR-code te scannen, de naam in te voeren of de bezoeker kan in een verzamelgebouw kiezen naar welk bedrijf of afdeling ze gaan. - Melding naar de medewerker
Zodra de bezoeker zich heeft aangemeld, wordt de contactpersoon automatisch geïnformeerd. Dit kan via een e-mail, sms, telefoontje of zelfs een melding via Microsoft Teams, afhankelijk van de voorkeuren die je hebt ingesteld voor elke medewerker. - Toegangscontrole (optioneel)
Wil je dat enkel uitgenodigde bezoekers toegang krijgen tot het gebouw? Dit kan eenvoudig worden geregeld via de digitale receptie. - Afmelden
Bij vertrek kan de bezoeker zichzelf snel afmelden via hetzelfde scherm. Zo weet je altijd wie er in het gebouw is, wat handig is voor veiligheid en noodgevallen. Je kunt zelfs gedetailleerde rapportages krijgen van de bezoekers, wat bijdraagt aan een overzichtelijke administratie.
Waarom is het een waardevolle investering?
Een digitale receptie is een slimme investering voor elk bedrijf, en dat om verschillende redenen. Ten eerste bespaar je op personeelskosten. In plaats van een fulltime receptionist, neemt de digitale receptie veel administratieve taken over, zoals het registreren van bezoekers en het versturen van meldingen. Hierdoor verlaag je de operationele kosten zonder in te boeten op service.
Naast kostenbesparing straalt het ook professionaliteit uit. Bezoekers ervaren een moderne en vlotte ontvangst, wat direct bijdraagt aan een positieve indruk van je bedrijf. Tegelijkertijd verhoogt het de veiligheid. Je hebt altijd in de gaten wie er in het gebouw is en kunt eenvoudig toegang regelen via het systeem, wat essentieel is voor noodgevallen en toegangscontrole.
Een veelgehoorde zorg is dat een onbemande receptie onpersoonlijk zou zijn. Maar dat hoeft absoluut niet zo te zijn. Juist door de snelle aanmelding, duidelijke communicatie en het moderne uiterlijk maak je als organisatie een professionele indruk.
Hebben we je geholpen met je vraag?
Is de vraag “Wat heb je nodig voor een digitale receptie?” na het lezen van deze blog wat duidelijker geworden? Of heb je nog specifieke vragen? We denken graag met je mee! Neem contact met ons op voor advies op maat.
Laat je inspireren.
Spectro
Benieuwd hoe andere organisaties hun communicatie slim hebben ingericht? Lees hoe Spectro gebruik maakt van onze narrowcasting en vergaderoplossingen om bezoekers professioneel te verwelkomen en medewerkers efficiënt te informeren.
